Стас, попробуй научиться работать в двух режимах: творческий, вдумчивый —для сложных продуктивных задач; и быстрый — для проходных дел, административной работы.

Писать стратегию маркетинга, прорабатывать объявления в контекстной рекламе, анализировать продажи — такие задачи требуют погружения, медленного вникания и настройки. Их стоит планировать на наиболее продуктивную часть дня. У меня это утро. Для сов, вероятно, наоборот. Этот режим я назвал дип дайв или просто «дайв». Еще про него модно говорить как о состоянии «потока», но это как повезёт.

Второй режим — «стэлс». В нём ты точными быстрыми ударами раскидываешь толпу Смитов: разбираешь почту, отвечаешь в Слэке, проверяешь тестовые задания стажеров, меняешь пароли и даешь кому надо доступы.

Важно вовремя понять, что перед тобой неважная задача и отрабатывать её на стэлсе.

Заранее промаркируй такие задачи контекстной меткой «стэлс», если следуешь методике GTD и пользуешься контекстами. Или сделай чеклист для быстрых дел и выполняй его в назначенное время.

1. Веди список дел и проектов. Проект — это когда задача требует больше одного действия.
2. Разбивай проекты по статусам: Сделать, В процессе, Ожидает и Выполнено.
3. Каждый рабочий день начинай с просмотра списка дел и проектов.
4. Можно начинать со статуса «Ожидает». У тебя там делегированные задачи — раздай пинги ответственным. Проверь, не наступили ли ожидаемые условия. Если наступили, переведи в статус «В процессе». Реши, что надо сделать, но не делай пока — ты же сейчас делаешь обзор.
5. Старайся ограничивать кол-во проектов в «В процессе». Если бросил, возвращай в «Сделать». Но это стыдно. Лучше не бросай.
6. Все поступающие задачи как можно скорее заноси в список. Если их много, используй отдельный список «Входящие». Выдержав задачу там, переноси в общий список.
7. Если задача жестко привязана ко времени (визит к врачу), запиши в календаре, а не в список дел. Относись к этому как к событию.
8. Пообещал кому-то что-то — запиши. Не будь мудаком.
9. По каждому активному проекту (статусы «Ожидает» и «В процессе») спроси себя:
   + Что я могу сейчас сделать, чтобы проект продвинулся к завершению?;
   + Знают ли участники, чего я от них жду по этому проекту?;
   + Нужна ли им моя помощь? Может, надо напомнить?
10. При каждой возможности напоминай всем задействованным, что ты от них ждешь.
11. Не повторяй еще раз, а проси проговорить, что он/она будет делать. Он/она должен своим ртом рассказать по шагам планируемые действия.
12. Работай из списка дел/проектов. Не думай, что лучше в конце дня отразить изменения. Это твой рабочий инструмент, а не форма отчетности.
13. Помечай у выполненных проектов дату завершения. Так можно будет провести ревизию сделанного в конце месяца. Но не обязательно. Просто это приятно.