По просьбе приятеля набросал примерный список критериев, по которым я бы сейчас выбирал приложение для ведения проектов в компании. Надо сказать, что список неполный, но мне кажется, может быть полезен как стартовый для тех, кто стоит перед выбором задачника.

Мой опыт не универсален

За свою жизнь я пользовался немалой кучкой инструментов организации командной работы: от простых задачников Тимер и Трелло до навороченных конструкторов вроде Планфикса и Подио. Правда, мой опыт ограничен тем, что я всегда выступал в роли руководителя и всё сопротивление и недовольство мог сломать силой власти, а не убеждения. Подозреваю, что внедрение задачников после работы в чатах и ГуглТаблицах может сталкиваться с большим сопротивлением со стороны команды. Мои сотрудники тоже ненавидят Планфикс, но им приходится мириться с ним.
Еще одно соображение перед критериями. Если бы для моей индустрии существовало удобное заточенное решение, я бы скорее выбрал его. Так, обработку заказов интернет-магазина мы делаем в БрайтПерл, потому что это специализированное решение для икоммерса. Если для вашей сферы существуют такие, посмотрите их в первую очередь. А тут дальше мои критерии.

Мультизадачность

Возможность строить процессы и управлять проектами в одном месте.

Гибкость

Шаблоны задач и процессов или что-то подобное.
Очень детальная настройка доступов.

Что сейчас делать?

Легкость для каждого сотрудника ответить на вопрос «Что мне сегодня делать?»
Пример. У сотрудника несколько рабочих бордов в Трелло. Чтобы понять, что ему делать, ему нужно пройтись по всем и выписать задачи в свой личный задачник. Поэтому я отказался от Трелло.

Человечность интерфейса

Попробовать самому и понять, что удобно, а что нет. В Airtable очень раздражают лишние строки, которые постоянно случайно создаешь.

Явные ограничения системы

В Airtable ограничено время хранения истории изменения карточек и комментариев к ним. Это говно, я считаю. Три года назад обсуждали идею ⟶ сейчас вернулись, а фиг там, переписки нет. Лучше бы в телеге обсуждали.
Несвязанные борды в Трелло.
Доступы на уровне рабочих пространств в Подио.

Возраст продукта

Новый продукт могут закрыть быстро, если не взлетит. Я как-то построил базу обучения на аналоге Airtable, а его закрыли через год.

Наличие развитого АПИ для интеграций

Пример интеграции у меня в Фэйсбуке.

Продукт активно развивается командой

БрайтПерл, например, нет.

Цена за пользователя.

Самый последний критерий, потому что продуктивность работы команды может варьироваться в десятки раз и среда для управления задачами немало на это влияет.