Стандартный планировщик Планфикса «Сводные данные» vs мой планировщик задач

Я долго смотрел на Трелло и подобные канбан-сервисы и думал, почему у нас доска с задачами выглядит намного хуже. Пришёл к выводу, что причина в слишком большом количестве цветов, элементов управления, мелком размере шрифта и маленьких отступах. Короче, вопрос дизайна планировщика. Выглядит так, будто ПФ хочет показать, как много он умеет, поэтому выходит «на свадьбу подруги надел всё самое лучшее сразу». Я понимаю коммерческую задачу, но зачем мне-то страдать? Надеюсь, ребята в скором времени попробуют другой подход, а пока я решил попробовать улучшить интерфейс в рамках доступных мне возможностей. Руководствовался правилом:

«повысить информативность, уменьшая шум»

Итак, что можно сделать для улучшения читаемости планировщиков Планфикса стандартными средствами.

1. Заголовки колонок одним невырвиглазным цветом

Очень странно, но этот цвет в разных палитрах ПФ находится в разных местах. Ребят, ай-яй-яй.

2. Одинаковая высота заголовков колонок

Если в одной колонке включен счётчик, включить во всех. Глаз не прыгает в поисках первого элемента следующей колонки.

3. Убраны лишние поля создания задачи

В статусах, в которых задачу не стоит создавать, лучше убрать поле создания задачи. Это противоречит п.3, но помогает сделать чище планировщик в целом за счет уменьшения кол-ва элементов управления.

4. Минимально необходимое меню карточки

Меню карточки — это кнопки управления задачей. Их стоит оставить только там, где ими кто-то будет пользоваться. У меня они только в инбоксах, потому что только из него я как правило удаляю или сразу завершаю задачи. Это будет зависеть от процесса работы с задачами в каждом случае. Общее правило: оставлять кнопки только там, где они необходимы.

5. Проще вид карточки

Разработчики ПФ умнички! Они дали нам возможность настраивать вид карточек. В зависимости от контекста, пользователю планировщика нужны разные поля задачи. Общее правило такое же, как везде: уменьшить шум и оставить только необходимое.
По умолчанию ПФ выделяет жирным заголовки карточек. На мой взгляд это лишнее. Я везде убрал жирность, по возможности убрал метки. Например, зачем писать «сроки», если у карточки только одна дата? (У меня, кстати, осталась метка «сроки», уберу).

Карточка выглядит опрятно и читается легко без лишних меток и жирности.

Кастомные стили для Планировщика ПФ

Я пошел немного дальше и добавил собственные CSS-стили для планировщика. Вот мой кусочек css, который надо скормить расширению Chrome Stylus.

Что даёт этот стиль:

1. больше заголовок колонки,
2. больше места между карточками
3. чище чеклист

Вот какая польза от фразы «прикреплён чек-лист», если мы его и так видим? К тому же особенно важно добавить пространство между карточками задач. Иначе они все визуально склеиваются в кучу.

Я реализовал это уже где-то год как, и очень доволен. Работать с Планфиксом стало намного приятнее. Возможно, разработчики прочтут эту заметку и поднимут немного выше в своих беклогах редизайн планировщиков. А пока вы знаете, что делать.

По теме: совет Ильи Бирмана о снижении шума

Крисп ставится на компьютер, создаёт в системе одноимённый «виртуальный» микрофон и пытается убирать фоновые шумы во время твоих конференций в Зуме. Все подробности можно узнать на сайте приложения: krisp.ai (моя реф ссылка).

Я делал тесты не ради рефералов, но если уже написал заметку, почему бы и не поставить)

Юзкейсы и результаты

Я хотел проверить, как будет работать Крисп в моём юзкейсе: видеоконференция с Макбука и Эйрподс из шумного кафе. Я эмулировал кафе разными записями с саундклауда, выводя их на колонки домашней аудиосистемы. Записывал звук в приложение для скринкастов Loom. Возможно, в Зуме будут отличия, но маловероятно.

Результатом доволен, буду пробовать «в поле». Учитывая, что у них появился бесплатный тариф на 120 мин в мес., приложение можно оставить лежать на компе для созвонов из шумных мест. В некоторых случаях он портит качество голоса, завышает высокие и искажает голос. Но взамен он убирает фоновые шумы на отлично и средненько справляется с голосом по соседству.

В бытовом использовании, чтобы меня хорошо понимал собеседник, лучше ниже качество моего голоса, но нет отвлекающих фоновых голосов и посторонних шумов.

Так собеседник может отрегулировать громкость моего голоса и подстроиться, но ему в голове не нужно «фильтровать» посторонние звуки. По моему субъективному опыту фильтровать в голове именно голоса труднее всего.

Второй юзкейс, который хочу потестировать позже — это окружение операторов колл-центра. На 90% уверен, что там будет всё хуже, так как шумы преимущественно высокие и неравномерные — голоса соседей. Скорее всего в кейсе операторов приложение не будет оправдывать свою цену.

Примечание про Эйрподсы

Эйрподсы Про не каждый раз подключались нормально в связку Крисп + Лум. Приходилось отключать их от ноута, а потом присоединять заново. Приложение Tooth Fairy выводит иконку устройства на панель меню и облегчает процесс.

Итак, к тестам.

Тест 1: Наушники АКГ + Громко музыка + Шоу на английском рядом

Вариант: (1.1) Громко музыка + Шоу на английском рядом + Мик висит БЕЗ КРИСП

https://www.loom.com/share/a5ad779f5f4b4bddb7f5809f98675545

Вариант: (1.2) Громко музыка + Шоу на английском рядом + Мик висит + КРИСП

https://www.loom.com/share/72b51478947d431d94de7441c760a59c

Результат: Громкость почти такая же, голос немного ниже, музыка почти убрана, голос на фоне остался, стал тише, но неприятно искажен.

Оценка: 7/10

Тест 2: Наушники АКГ + Мик висит + Музыка без вокала без голоса на фоне

Вариант: (2.1) Музыка без вокала без голоса на фоне + Мик сисит БЕЗ КРИСП

https://www.loom.com/share/86ba4d083e474e5ebbe1b3633196c944

Вариант: (2.2) Музыка без вокала без голоса на фоне + Мик сисит + КРИСП

https://www.loom.com/share/87fa79d204174e9ea0880b2b0f7196b9

Результат: Голос искажается, чувствуется как Крисп поднял громкость голоса, иногда режет слух на высоких, музыку слышно обрывками, но намного тише.

Оценка: 5/10

Тест 3: Наушники АКГ + Мик у рта + Музыка с вокалом + Видео с голосом на русском громко

Вариант: (3.1) без крисп

https://www.loom.com/share/144e9f7cbb26429393117800935ec9ab

Вариант: (3.2) с крисп (забыл поднять мик ко рту)

https://www.loom.com/share/83be7536bc8048039db8b82dee6541c1

Тест 4: Airpods + Музыка с вокалом + Видео с голосом на русском громко

Вариант: (4.1) без крисп

https://www.loom.com/share/4754b6aa84ca487fbfd45ba42793c542

Вариант: (4.2) с крисп

https://www.loom.com/share/5fefbe659e4748e280f50d8cc60de198

Результат: для бытового юзкейса лучше не слышать чужой голос на фоне, но слышать меня тише и с искажениями, чем слышать меня хорошо, но мешает голос. Шумодав самих эйрподс лучше, чем у проводных AKG. Голос тише, но фоновую музыку слышно меньше даже без Крисп.

Оценка: 7/10

Тест 5: Airpods + Шумы кафе на фоне — 70-80db

Вариант: (5.1) без крисп

https://www.loom.com/share/edee5659a97645ca828111087bb3b056

Вариант: (5.2) с крисп

https://www.loom.com/share/272e37ae5aec4ceab83eb8ebe7fae03e

Результат: Ахереть! Слышно тише, но шум кафе полностью срезало! Полностью!

Оценка: 9/10

Тест 6: Airpods + Шумы офиса на фоне — 70-75db + Голос на русском рядом

Вариант: (6.1) без крисп

https://www.loom.com/share/3912d910ec084fa49fdbb60b28b0873c

Вариант: (6.2) с крисп

https://www.loom.com/share/b11beff89ed94dcbb27d0576e6e0baf7

Результат: Голос «соседа» улавливает, но оч исказил мой голос. Можно считать, что это предел юзабельности, в таком шумном окружении самому сидеть неприятно, так что это не совсем бытовой юзкейс, который я хотел потестить. Опустим шум до более привычного.

Оценка: 3/10

Тест 7: Airpods + Шумы офиса на фоне — 60-65db + Голос на русском рядом

Вариант: (6.1) без крисп

https://www.loom.com/share/ca878d87226e4f548faf4e1591351c8c

Вариант: (6.2) с крисп

https://www.loom.com/share/33e8724667cc42d29fe48d7fe111f53b

Результат: Голос немного есть, в целом эффект шумоподавления не так заметен. Получается, лучше всего работает, когда в кафе оч шумно, но мало высоких (близко никого). Смысла в криспе в таких условиях меньше, но он есть. Я почти не слышу «соседа» и совсем не слышу шум окружения.

Оценка: 8/10

Как мерял уровень шума в помещении

Использовал приложение Sound Meter из магазина приложений для Андроид. Думаю, подойдёт любое подобное, если захотите повторить.

По просьбе приятеля набросал примерный список критериев, по которым я бы сейчас выбирал приложение для ведения проектов в компании. Надо сказать, что список неполный, но мне кажется, может быть полезен как стартовый для тех, кто стоит перед выбором задачника.

Мой опыт не универсален

За свою жизнь я пользовался немалой кучкой инструментов организации командной работы: от простых задачников Тимер и Трелло до навороченных конструкторов вроде Планфикса и Подио. Правда, мой опыт ограничен тем, что я всегда выступал в роли руководителя и всё сопротивление и недовольство мог сломать силой власти, а не убеждения. Подозреваю, что внедрение задачников после работы в чатах и ГуглТаблицах может сталкиваться с большим сопротивлением со стороны команды. Мои сотрудники тоже ненавидят Планфикс, но им приходится мириться с ним.
Еще одно соображение перед критериями. Если бы для моей индустрии существовало удобное заточенное решение, я бы скорее выбрал его. Так, обработку заказов интернет-магазина мы делаем в БрайтПерл, потому что это специализированное решение для икоммерса. Если для вашей сферы существуют такие, посмотрите их в первую очередь. А тут дальше мои критерии.

Мультизадачность

Возможность строить процессы и управлять проектами в одном месте.

Гибкость

Шаблоны задач и процессов или что-то подобное.
Очень детальная настройка доступов.

Что сейчас делать?

Легкость для каждого сотрудника ответить на вопрос «Что мне сегодня делать?»
Пример. У сотрудника несколько рабочих бордов в Трелло. Чтобы понять, что ему делать, ему нужно пройтись по всем и выписать задачи в свой личный задачник. Поэтому я отказался от Трелло.

Человечность интерфейса

Попробовать самому и понять, что удобно, а что нет. В Airtable очень раздражают лишние строки, которые постоянно случайно создаешь.

Явные ограничения системы

В Airtable ограничено время хранения истории изменения карточек и комментариев к ним. Это говно, я считаю. Три года назад обсуждали идею ⟶ сейчас вернулись, а фиг там, переписки нет. Лучше бы в телеге обсуждали.
Несвязанные борды в Трелло.
Доступы на уровне рабочих пространств в Подио.

Возраст продукта

Новый продукт могут закрыть быстро, если не взлетит. Я как-то построил базу обучения на аналоге Airtable, а его закрыли через год.

Наличие развитого АПИ для интеграций

Пример интеграции у меня в Фэйсбуке.

Продукт активно развивается командой

БрайтПерл, например, нет.

Цена за пользователя.

Самый последний критерий, потому что продуктивность работы команды может варьироваться в десятки раз и среда для управления задачами немало на это влияет.

Я много лет вёл учёт личных трат, но видел от этого мало толку и забросил. Последние три месяца снова считаю и раз в месяц составляю бюджет. Результатом доволен. Возобновил, потому что бизнес стал приносить меньше прибыли, а я привык добирать сверх зарплаты деньги из оборота. Понимаю, что это вредная практика и хочу исправиться. Я закончил «нархоз», читал в студенческое время, прости господи, Кийосаки и других советчиков по финансам, но не считаю себя экспертом. Я совершаю много глупых распространенных ошибок, но хочу разобраться. Вот какие проблемы я наблюдаю у себя и знакомых, и как бюджетирование расходов помогает их решать.

Чувство, что не хватает денег на базовые нужды: еду, жилье и одежду

Ощущение нехватки денег на базовые нужды может подтвердиться или оказаться ошибочным, когда начинаешь вести траты. Возможно, ты проедаешь в кафе деньги, которые надо было оставить на аренду квартиры. Зная реальную картинку, легче расставить приоритеты, даже если на всё действительно не хватает.
Я постоянно думаю, что не могу себе позволить те бренды одежды, которые хочется, но при этом аналогичные суммы уходят ежемесячно на кафе, софт и всякие образовательные подписки.

Заработанные деньги ушли непонятно на что

Записал все расходы за месяц — понимаешь, на что потрачены деньги, можешь оценить, какие из расходов были обязательны, а от каких можно было отказаться или как-то избежать.
Как возобновил ведение расходов, узнал, что трачу неожиданно много на онлайн-сервисы и постоянно болею. Сервисы в первый же месяц сократил на треть. Над здоровьем надо работать :(

Личные траты перемешаны с корпоративными расходами и неясна их сумма

Я обнаружил, что регулярно трачу больше, чем зарабатываю, но из-за взаиморасчетов с бизнесом, нескольких карт и кредитных лимитов это незаметно. Когда ориентировался только на отчёт по кредитке, расходы компании мешались с моими. Приходилось в голове прикидывать, сколько надо вычесть. Кажется, это несложно, но на деле картинку расходов существенно искажают даже 5-7 операций за счет компании.

Знаю как минимум одного человека, который тратит деньги фирмы, не являясь её владельцем, и тоже не знает своих реальных расходов.

Трачу деньги на спонтанные покупки

Учет расходов, а потом их бюджетирование помогают удерживаться от спонтанных трат.
В прошлую черную пятницу я сказал «нет» акционной подписке на лучшее порно в мире от режиссёрки Эрики Ласт! 🤪
Бюджет на расходы помогает молодой коре мозга преодолеть сиюминутные позывы ящеричного мозга, не знающего вчера и завтра.
Не могу сказать, что это железный рецепт: в декабре я купил одежды на 7000 грн. без бюджета на то. Ящерица победила.

Нет накоплений на крупные нерегулярные покупки

Без учёта расходов невозможно их планировать. Ты не контролируешь то, что не измеряешь. Можно ли следить за весом, если не иметь дома весов?

Не планируешь крупные расходы, на которые надо собрать за несколько месяцев, вроде сезонного гардероба или обновления компьютера — вынужден одалживать, доставать из запасов или брать кредит, когда приходит время.
Кредит, кстати, стоит денег ⟶ значит, отсутствие планирования стоит денег.
Сделал бюджет на месяц и прикинул, сколько можешь отложить на крупные покупки. Например, если хочешь купить через полгода ноутбук за 18000, надо откладывать по шесть тысяч в месяц. Не получается столько — думаешь, как исправить ситуацию.

Чувство вины за необязательные повседневные траты

Я говорю про траты, которых можно было бы избежать: поехать на такси вместо общественного транспорта, купить себе книжку или что-то миленькое в дом.
Включил в бюджет приятные ежедневные траты — живешь спокойно и тратишь сколько хочется, потому что учёл этот уровень жизни в бюджете. Кайф от получения приятностей не омрачается переживаниями, что это была лишняя трата. Когда ведешь траты несколько месяцев, начинаешь понимать, сколько стоит такой уровень комфорта, и можешь ли ты его себе позволить.
Если копишь на ноутбук и сходил лишний раз в кафе — понимаешь, что сдвинул дату покупки ноута. Вина за лишнюю покупку превращается в осознанный выбор между маленькой хорошей вещью сейчас и большой приятной штукой потом. Не факт, что большая потом лучше. Главное, что вместо неясного чувства вины — осознанный выбор.

Нет плана, как накопить на квартиру или пенсию

Очень крупные суммы вроде покупки квартиры, страховки на случай болезни или выхода на пенсию надо планировать на годы вперёд. Простого учёта трат тут недостаточно, но это первый и необходимый шаг к тому, чтобы начать формировать личный капитал и управлять им.

Спасибо Даше за редактуру этой заметки и Соне за жизненные примеры.

Несколько лет собирал в закладках Хрома сайты в списки «на посмотреть» и «на почитать». В итоге большинство ссылок там и умирали. На практике выходит, что закладки браузера годятся для того, для чего они созданы — быстрого доступа к часто открываемым страницам. Хранить там ссылки, которые потом надо разобрать, и тем более ссылки на справочные материалы, которые вообще могут не понадобиться, оказалось непрактичным. У тебя получается либо свалка ссылок, в которой ничего найти невозможно, либо тратишь время на поддержание иерархии папок и в итоге все равно ищешь поиском.

С тех пор я перешёл на МакОсь — теперь закладки открываю с помощью поиска Альфреда.

Вот как это выглядит:

Кайф в том, что теперь не нужно морочить голову с папками в закладках. Всё лежит в одной папке, у меня это «Current». Хотя поиск по названию папки с закладками тоже работает, если всё-таки хочется позадротить:

Когда поиск в Альфреде выдает мне старую ненужную закладку, я иду в chrome://bookmarks/, вбиваю тот же запрос и чищу от ненужного.

Кстати, сама страница chrome://bookmarks/ у меня тоже в закладках для быстрого доступа 👀

Поиск по закладкам не поддерживает словоформы, так называемый fuzzy search, поэтому при добавлении закладки теперь называю их так, как я подозреваю, что могу искать эту страницу в будущем, добавляю синонимы и перевод на русский, если заголовок страницы на английском и наоборот.
Чтобы добавить новую закладку нажимаю на клавиатуре Cmd+D и дописываю что надо:

Вот как теперь выглядят закладки браузера:

Панель быстрого доступа тоже отключил.
Сейчас проще открыть страницу Альфредом, чем тянуться мышкой к иконке. К тому же окно браузера выглядит чище (часто работаю с экраном ноута и вертикальное пространство в дефиците) и не отвлекает призывами покормить дофаминового наркомана в Твиттере или Фэйсбуке.
С отключением панели отпала необходимость организовывать и обновлять ссылки и иконки на ней. Минус еще одна задача.

В итоге я доволен Альфредом, имею нужное под руками и не трачу времени на лишнее.

Иллюстрация из книги «Управление проектами, людьми и собой».

Метафора Бюро Горбунова. Чтобы проект не растягивался во времени как гусеница, нужно его прибить гвоздями в контрольных точках.
Подробнее в советах.

У Expedia впервые в жизни столкнулся с приятным IVR-помощником.

IVR — это когда вы звоните на горячую линию, а там робот предлагает выбрать отдел и только потом соединяет с живым оператором. Называется это голосовым меню.

Во-первых, голос экспедиевского ИВРа был приятнее, чем обычно. Не уверен, за счет чего, может запись более качественная, звучал почти как человек. Он спросил, по какому я вопросу, предложил варианты на выбор. Потом спросил мой номер бронирования. Вот тот случай, когда голосовое меню уместно! Сравните, на сколько проще набрать код на телефоне, чем диктовать его сотруднику колцентра, сидя в шумном аэропорту Стамбула.

Я ввел на телефоне 7 или 10 цифр. После секундного ожидания услышал в трубке шелест бумаг и фразу «Oh, I found it! Connecting you to the responsible person». Это был вау-момент для меня. Звуковой эффект с перелистыванием бумаг плюс радостный возглас «нашла!» — и маленькая доля человечности превратила голосовое меню из раздражающего препятствия в приятного помощника.