Обычное понимание назначения веб-закладок (как их, черт побери, правильно называть?) — сохранение адресов интересных сайтов, которые ты регулярно просматриваешь.
Мне кажется, что есть еще одна причина, по которой стоит пользоваться закладками — это контроль своего поведения в интернете.
Когда в процессе работы вы натыкаетесь на интересную статью или кто-то сбрасывает вам ссылочку, очень трудно преодолеть желание тут же просмотреть/почитать, что же там такого интересного. Так работа постоянно сваливается в бездну бесконечного сёрфинга.
Я сам сильно этим болею и знаю, что тоже самое происходит у многих людей, работающих в интернете.

Так вот средством от такого отвлечения собственно и являются закладки. Вместо того, чтобы, бросив текущее дело, браться за прочтение/просмотр попавшей во внимание статьи, нужно просто закинуть её в буфер “почитать позже”. Этим буфером могут выступать как встроенные в браузер средства для хранения и организации закладок, так и онлайн-сервисы или приложения. Популярные несколько лет назад сервисы типа delicious сейчас уступили место приложениям подобным instapaper и readitlater
Вот, например, понятный обзор последнего: "Read It Later – прочтите, когда удобно".

Лично я, как писал в предыдущей заметке, использую для этих целей Evernote.

Тем не менее, инструмент не имеет значения (мы же не фотографы, гг).

Главное понимать две вещи:

• если хотите меньше отвлекаться во время работы, нельзя сразу читать в интернете, все, что заинтересовало;
• буфер в виде списка “глянуть позже” имеет магическое свойство — когда обращаешься к этому списку через некоторое время, не находясь под влиянием “эй, зацени, какая клёвая штука!”, оказывается, что 50-90% отложенных материалов вовсе не так интересны и тем более полезны.

Принцип создания таких буферов описан у того же Марка Фостера в книге "Do it tomorrow" — собственно сам принцип “Do it tomorrow” и есть такой буфер.

Когда люди в разговорах жалуются на то, что в интернет слишком перегружен и “давит на мозг” непомерным количеством открытых вкладок, сразу на ум приходит эта рекомендация. Избавиться от такого давления интернета можно, управляя собственным информационным потоком (моя давняя заметка: “Информационный менеджмент”) и ограничив push-сообщения (“Два способа получения информации и личная эффективность”).

Перечитал свой предыдущий пост о простом списке дел и понимаю, что где-то я всё это слышал ;). Наверно, будет неправильным приписывать только Марку Фостеру и тем более себе ;) авторство данных методик. Поэтому решил поделиться списком моих источников ТМ-вдохновления. Все мои знания по этой теме почерпнуты в той или иной мере из работ следующих авторов:

(in no particular order, как говорится)

Девид Аллен — автор методики GTD. 

Армен Петросян — невероятно интересный человек, который меня вдохновляет. По ссылке найдете его блог о интересной жизни (он так и называется "Жить интересно!"), продуктивности, целях, "проживании момента" и о многом другом. Внимание, не рекомендую для начинающих. Может показаться заумной белибердой ;) 

Марк Фостер — британский вариант Аллена. Его книга 'Do It Tomorrow' показалась мне очень доступной для понимания, правильной, но довольно трудновыполнимой. Могу сказать, что освоил данные в ней советы только на 10% в лучшем случае. 

Стив Павлина — с него начиналось мое изучение тайм-менеджмента. Не могу сказать, что поддерживаю все его идеи, но его книгу о личностном развитии все-таки рекомендую.

Лео Бабаута — еще один популярный автор с уклоном в минимализм. Как избавиться от ненужного и сосредоточиться на главном. Его блог: http://zenhabits.net/ Крайняя (потому что не последняя, надеюсь) его книга "The Effortless Life: A Manual for Contentment, Mindfulness, & Flow" не имеет отношения к тайм-менеджменту (это скорее лайв-менеджмент) произвела на меня сильнейшее впечатление. 

Глеб Архангельский."Тайм-драйв. Как успевать жить и работать" — хорошая книга для начинающих. Просто и доступно, работающие методики. Сам Глеб — настоящий евангелист ТМ-движения на постсоветском пространстве.

Ну и напоследок замечательная "Цельная жизнь" (авторы: Лес Хьюитт, Джек Кэнфилд, Марк Виктор Хансен). Очень систематичная толковая книга о целях и навыках. Правда, довольно много "американизмов" — даже не знаю, как это объяснить. Возможно, именно с неё стоит начать изучение темы. Но если Вам покажется, что составление генеральных планов на 100 лет вперед или собственной надгробной эпитафии — это для вас слишком, попробуйте все-таки Марка Фостера или Девида Аллена.

PS. О тайм-менеджменте можно писать невероятно долго и много, не меньше — о работах вышеуказанных авторов. Все будет. Stay awake.  

Следующий пост рассчитан на новичков в тайм-менеджменте.

Мы привыкли к мысли, что раз хочешь записывать дела, то в формате ежедневника, т.е. списка дел с разбивкой по датам: когда что нужно выполнить.

Что получается в реальности? Большинство дел в назначенный срок сделать не успеваем, переписываем на другие дни или потом возвращаемся, когда доходят руки.

На мой взгляд такой ежедневник только порождает стресс и мало помогает в работе. Его проблема в смешивании двух инструментов планирования: учета четко привязанных к датам/времени дел и ведения общего списка задач.

Вот мои предложения для начинающих осваивать тайм-менеджмент:

1. Дела, которые нужно выполнить точно в определенную дату/время ведем в отдельном календаре. Если вы не преподаватель/репетитор, то таких дел на самом деле у вас немного: дни рождения и всякие годовщины, каникулы, поездки, может быть квартальные отчеты и встречи с друзьями, которые планируются заранее. Мне для этих целей прекрасно служит Google Calendar. Хотя можно использовать и бумажный ежедневник или напоминалку в телефоне.
2. Используйте простой недатированный блокнот (сойдет и тетрадь) для общего списка дел.
3. Избавьтесь от нумерации дел - пусть список будет "сквозным".
4. Еще раз: откажитесь от дат (все, что привязано к датам, лежит в другом списке, помните?)
5. В ежедневник вносите все дела подряд, не задумываясь о их важности и не устанавливая приоритеты.
6. Сделанные дела вычеркивайте, не сделанные регулярно пересматривайте (tip: многие "отпадают" сами по себе через какое-то время)

Если избавиться от дат, то вносить дела в блокнот будет легче — они не будут "напрягать" необходимостью сделать их тогда, когда намечено. Если вносить легче → меньше вероятность забыть что-то важное. О важности записи всех своих идей я давно писал (да и не один я).  

Все эти рекомендации не моего авторства, а основаны на советах Марка Фостера, изложенных в Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management и его системе Автофокус. Но если вы не готовы пока углубляться в такие дебри тайм-менеджмента, просто попробуйте описанные выше рекомендации. Лично мне они очень помогли.

Забавное спам-письмо получил сегодня. Тема письма: "От нeвecты дo жeны 54". Текст (в рамочке):

Пeрвoe, чтo нужнo cдeлaть, пeрeд тeм кaк приcтупaть к рaбoтe – cocтaвить cпиcoк вceгo, чтo нужнo уcпeть. Этo пoмoжeт чeткo oпрeдeлить oбъeмы рaбoты и прaвильнo нacтрoитcя.

А ведь правы, сволочи! :)

Важно записывать не только то, что еще следует сделать, но и отмечать все, что полезного сделано.
Впереди тебя всегда бесконечно много дел и планов - это как невозможно добежать до горизонта.

Важно видеть то, что оставляешь позади. Иначе будешь, сломя голову, нестись весь в списках дел и задач - слеп и бесконечно неудовлетворен.

Все просто: создаем на рабочем столе папку “Архив” и складываем туда все файлы, которые в ближайшее время (например, сегодня) уже не пригодятся, но удалить их жалко - могут все таки понадобиться, через неделю, скажем.

Обычный совет продуктивистов по этому поводу - методично сортировать файлы по соответствующим папкам “Работа”, “Накладные”, “Каталоги” и т.п.

С важными файлами/документами я так и делаю.

Но какой смысл каталогизировать файлы, которые тебе уже вряд ли понадобятся? Да и лень это делать. Каталогизировать. Обычному человеку...

Просто бросаем такой файл в архив. Когда надо - ищем там; раз в неделю/месяц - удаляем то, что так и не понадобилось и каталогизируем нужное. В результате мой рабочий стол с недавних пор выглядит вот так:

По совету Сергея Коркина сейчас читаю rework и нахожу её очень даже множество полезных советов.
Например, о том, что следует делить свои задачи на самые минимальные части, которые можно выполнить сразу и быстро.
 
А ведь буквально за несколько дней до этого я немного понаблюдал за своей работой и пришел именно к такой же рекомендации. Раньше мне казалось, что бессмысленно записывать в список дел те мелкие задачи, которые можно выполнить буквально за пару минут - одно только открывание блокнота/напоминалки, формулирование и запись займут чуть ли не столько же времени.
Но: оказывается, моя психика настолько нестабильна, что даже такие мелочи я часто забываю делать, легко переключаясь на что-то другое: позвонил телефон, пришло мыло, ой, а что же я делал? - наверно, вот это...
 
Надеюсь Думаю, многие сталкиваются с подобной проблемой.
 
Решать я ёё пытаюсь записыванием даже самых мелочей и постоянным контролем, что делать дальше.
 
Кстати, расскажу еще о том, как я сменил носитель таких напоминаний/списков дел. Дело в том, что я давно ищу для себя оптимальную форму ведения списков дел:
 
1. Блокнот А5 - самый распространенный способ.  Минусы:

• приходится либо постоянно переписывать дела на новые листы, либо постоянно просматривать старые записи в поисках не зачеркнутых дел;
• невозможно перегруппировывать дела по темам, нужна устойчивая система списков, иначе - переписывать, переписывать, переписывать.
• я не говорю уже о датированном ежедневнике - он годиться, наверно, для более важных персон с большим количеством жестких по времени встреч и расписаний*.

2. Еженедельник А4 - это такой большой блокнот, где на развороте размещается вся неделя. Абсолютно непригоден для списков разнородных дел, скорее для встреч. Идеальный инструмент преподавателя или адвоката, наверно:)
 
*Для жестких по времени дел мне проще всего использовать Google Calendar, особенно после настройки синхронизации с ним моего календаря на мобильном телефоне (эмм, кпк точнее).


3. Всякого рода to-do софт - онлайн сервисы (оффлайн программы, имхо, вообще рудимент 90-х и 00-х). Ни одна не прижилась пока. Может, потому что хочется носить дела с собой, а может, не привычно просто -  я не так много их пробовал.

4. Планшет для листов А4 - пиши сколько угодно, расставляй листы, маркируй как хочешь и потом попробуй в этом разобраться.  Импровизация в стиле свободных художников - организации столько же.  

5. И, внимание, новый виток моей продуктивистской эволюции: список дел в текстовом документе в Google Docs.

Ха! Один лист, все списки в одном месте:
тут и по датам на ближайшие три-четыре дня,
тут и списки по темам, по участникам, список покупок.

Плюс к этому -  маркировка цветом дел, привязанных к определенным местам (например, связанным с офисом)

// Это уже полный кайрос! :) Читайте Глеба Архангельского. //

Теперь это мой самый любимый носитель. Не знаю, на долго ли...

Единственная проблема - невозможность редактировать дела с кпк - мобильная версия доксов пока этого не позволяет (дада, windows mobile с эксплорером. Надо либо менять аппарат на что-то с дроидом, либо поискать подходящий wm-браузер).

Впрочем, ничто не мешает вам вычеркивать дела по приходу в офис или домой со стационарного компа. Для меня это не проблема - я не часто что-то делаю вне дома или офиса.

PS. Для тех, кто хочет бегло ознакомиться с книгой Rework - цитаты и мнения публикуются разными людьми в твиттере с тегом #rework + вот тут есть небольшой конспект: Rework: Cheat Sheet.

Так как я productivity junkie, то мне непременно хочется оптимизировать все рабочие моменты. Вот некоторые настройки Gmail, которые, как по мне, здорово помогают в работе:

1. Убрал лишние системные ярлыки "Черновики", "Спам", "Корзина", поскольку я ними не пользуюсь.  Настройки-Ярлыки - "скрыть".
   
2. Зато я использую собственные ярлыки для категоризации писем, например: "Реклама", "Оптовики", "Резюме", ярлыки-названия отдельных моих проектов. Особняком стоит ярлык красного цвета "Сделать!". Раскрашивание ярлыков позволяет отличать их от тем писем и четко выделять "из толпы". Сам факт того, что я присвоил ярлык письму означает, что оно выше по степени важности, чем остальные. Ну и прибавим к этому цветовое кодирование: чем ярче цвет ярлыка, тем важнее письмо.
   
3. Настройки - Экспериментальные функции Включил: Перемещение элементов панели навигации, Отменить отправку, Изменения заголовка, Автозаполнение поиска, Вставка картинок, Гаджет "Документы Google". Названия говорят за себя.
4. А вот "изменения заголовка" не понятно без описания: меняет заголовок страницы почты так чтобы он начинался с "Входящие" и было видно число новых писем, даже если вы находитесь на другой вкладке.  
5. Кстати, наверно, многие не пользуются поиском по письмам, хотя это невероятно удобная функция. Поиск находится над списком писем, если кто не видел вдруг;)
6. Поскольку я постоянно использую Google docs для ведения всех документов, то удобно разместить гаджет доков сразу под ярлыками. Очень удобно: избавило меня от необходимости заходить из почты сначала на страницу доков, а потом уже открывать нужный файл. 
7. Вставка картинок работает в Firefox проще, чем можно придумать - достаточно перетянуть картинку из любой другой открытой вкладки. Например, с вражеского сайта, когда пишешь партнеру по проекту о происках конкурентов ;)

*я еще использую экспериментальную функцию "Пользовательские цвета ярлыков" - уж больно уродливы стандартные. Но это уже не продуктивность, а маразм:)

Существует два способа получения информации: активный и пассивный. Дадим им условные названия "push" и "request".
Активное (request) получение информации происходит, когда человек самостоятельно ищет материал по интересующей его теме: будь то в интернете или, скажем, в библиотеке или просто спрашивает у знакомых.

Пассивное (push) получение информации - это когда человеку преподносят информацию без его разрешения, заставляют обратить на неё внимание. Это всяческая реклама (особенно наружная), знакомые, которые задают много вопросов и вообще много говорят лишнего:) Push  - это своего рода насилие: ты не просил, а тебе тычут что-то: "вах! смАтри какой пЭрсик, просто попа, а не пЭрсик" ;)

Так вот, для того, что бы "быть эффективным" (сорри, лучшего выражения не придумал), нужно прекратить push-поток информации, взять его под свой контроль.

Во-первых, мессенджеры!
Аська, skype, Gtalk, чаты в Facebook и Vkontakte - это передача информации методом push. Можно изрядно съекономить время, пользуясь электронной почтой вместо аськи - потому что для просмотра электронной почты ты можешь выделить найболее удобное время, к тому же тебе не прийдется постоянно отвечать на вопросы типа "как дела?" и "что делаешь?".

Во-вторых, почта не должна проверяться автоматически каждые N минут. По собственному опыту знаю, как это отвлекает от выполнения задач. Лучше вообще убрать авто проверку.

Например, Стив Павлина, советует просматривать почту в конце рабочего дня, а не в его начале - грубо говоря так ты будешь боле уставшим и скорее покончишь с этим.

В-третьих, RSS - ты самостоятельно формируешь поток информации, полезной для тебя, не отвлекаясь на второстепенности.

Думаю, что в будущем дополню этот список.


ЗЫ. Хотя есть пример полезности push-метода передачи информации - это смс-информирование о состоянии твоего расчетного счета ;)