Cтатья генерального директора «Майкрософт Украина»  “Личная эффективность в эпоху информационной перегрузки”, которая вышла в предыдущем номере (№25)  “Инвестгазеты”, натолкнула меня на кое-какие мысли.

Если понимать тайм-менеджмент как инструмент эффективной организации работы чаще всего связанной с большими потоками информации, то можно расширить это понятие и дополнить его техниками информационного менеджмента.

Возможно, я тут допускаю какие-то методологические ошибки, но надеюсь, что не слишком глупые:) Википедия имеет другое мнение касательно понятия информационного менеджмента. 

Итак, информационный менеджмент - это набор техник управления личным и корпоративным информационным потоком с целью извлечения из него максимально полезных данных, их организации и хранения, ограничения “информационного шума” и эффективной организации рабочего процесса.  

Задачи информационного менеджмента (инфо-менеджмента):

1. Извлечение нужной информации из множества источников;

2. Организация этих источников в ненавязчивой форме (управление входящими сообщениями для того, что бы они были своевременны и не отвлекали от текущей работы, но при этом не были забыты или потеряны);

3. Организация и представление информации в форме удобной для хранения, обработки, поиска и совместной работы; 

4. Снижение количества ненужных (отвлекающих) сообщений;

5. Донесение нужной информации до сотрудников (в том числе задания и данные, необходимые для их выполнения);

6. Организация документооборота в компании;

7. Организация личной или корпоративной базы знаний (это уже что-то близкое к knowledge management)

Как результат успешного информационного менеджмента получаем повышение концентрации во время работы и соответственно повышение продуктивности.

Думаю, именно неспособность сконцентрироваться, когда со всех сторон поступают сообшения и новости (почта, мессенджеры, звонки, сообщения в твиттере и соц сетях) - будет (и есть) большой проблемой работников и соответственно их менеджмента.

Если подбить краткий итог: техники управления личным информационным потоком - перспективная тема :) 

Все просто: создаем на рабочем столе папку “Архив” и складываем туда все файлы, которые в ближайшее время (например, сегодня) уже не пригодятся, но удалить их жалко - могут все таки понадобиться, через неделю, скажем.

Обычный совет продуктивистов по этому поводу - методично сортировать файлы по соответствующим папкам “Работа”, “Накладные”, “Каталоги” и т.п.

С важными файлами/документами я так и делаю.

Но какой смысл каталогизировать файлы, которые тебе уже вряд ли понадобятся? Да и лень это делать. Каталогизировать. Обычному человеку...

Просто бросаем такой файл в архив. Когда надо - ищем там; раз в неделю/месяц - удаляем то, что так и не понадобилось и каталогизируем нужное. В результате мой рабочий стол с недавних пор выглядит вот так:

По совету Сергея Коркина сейчас читаю rework и нахожу её очень даже множество полезных советов.
Например, о том, что следует делить свои задачи на самые минимальные части, которые можно выполнить сразу и быстро.
 
А ведь буквально за несколько дней до этого я немного понаблюдал за своей работой и пришел именно к такой же рекомендации. Раньше мне казалось, что бессмысленно записывать в список дел те мелкие задачи, которые можно выполнить буквально за пару минут - одно только открывание блокнота/напоминалки, формулирование и запись займут чуть ли не столько же времени.
Но: оказывается, моя психика настолько нестабильна, что даже такие мелочи я часто забываю делать, легко переключаясь на что-то другое: позвонил телефон, пришло мыло, ой, а что же я делал? - наверно, вот это...
 
Надеюсь Думаю, многие сталкиваются с подобной проблемой.
 
Решать я ёё пытаюсь записыванием даже самых мелочей и постоянным контролем, что делать дальше.
 
Кстати, расскажу еще о том, как я сменил носитель таких напоминаний/списков дел. Дело в том, что я давно ищу для себя оптимальную форму ведения списков дел:
 
1. Блокнот А5 - самый распространенный способ.  Минусы:

• приходится либо постоянно переписывать дела на новые листы, либо постоянно просматривать старые записи в поисках не зачеркнутых дел;
• невозможно перегруппировывать дела по темам, нужна устойчивая система списков, иначе - переписывать, переписывать, переписывать.
• я не говорю уже о датированном ежедневнике - он годиться, наверно, для более важных персон с большим количеством жестких по времени встреч и расписаний*.

2. Еженедельник А4 - это такой большой блокнот, где на развороте размещается вся неделя. Абсолютно непригоден для списков разнородных дел, скорее для встреч. Идеальный инструмент преподавателя или адвоката, наверно:)

*Для жестких по времени дел мне проще всего использовать Google Calendar, особенно после настройки синхронизации с ним моего календаря на мобильном телефоне (эмм, кпк точнее).


3. Всякого рода to-do софт - онлайн сервисы (оффлайн программы, имхо, вообще рудимент 90-х и 00-х). Ни одна не прижилась пока. Может, потому что хочется носить дела с собой, а может, не привычно просто -  я не так много их пробовал.

4. Планшет для листов А4 - пиши сколько угодно, расставляй листы, маркируй как хочешь и потом попробуй в этом разобраться.  Импровизация в стиле свободных художников - организации столько же.  

5. И, внимание, новый виток моей продуктивистской эволюции: список дел в текстовом документе в Google Docs.

Ха! Один лист, все списки в одном месте:
тут и по датам на ближайшие три-четыре дня,
тут и списки по темам, по участникам, список покупок.

Плюс к этому -  маркировка цветом дел, привязанных к определенным местам (например, связанным с офисом)

// Это уже полный кайрос! :) Читайте Глеба Архангельского. //

Теперь это мой самый любимый носитель. Не знаю, на долго ли...

Единственная проблема - невозможность редактировать дела с кпк - мобильная версия доксов пока этого не позволяет (дада, windows mobile с эксплорером. Надо либо менять аппарат на что-то с дроидом, либо поискать подходящий wm-браузер).

Впрочем, ничто не мешает вам вычеркивать дела по приходу в офис или домой со стационарного компа. Для меня это не проблема - я не часто что-то делаю вне дома или офиса.

PS. Для тех, кто хочет бегло ознакомиться с книгой Rework - цитаты и мнения публикуются разными людьми в твиттере с тегом #rework + вот тут есть небольшой конспект: Rework: Cheat Sheet.

Кто-то в Твиттере упоминал замечательный сервис для хранения файлов Dropbox, спасибо за наводку. Раньше я использовал приложение gmail drive на домашнем и офисном компах для обмена файлами между ними, но дропбокс значительно удобнее.

Вкратце Dropbox позволяет:

1) Хранить бесплатно до 2 гигов своих файлов у них на сервере

2) Иметь доступ к ним через специальное приложение с домашнего и рабочего компьютеров и откуда угодно через веб-интерфейс

3) Не бояться потерять эти файлы, если "полетит" винт

4) Открывать эти файлы для редактирования из любой программы и не париться, где какая версия сохранена.

5) Легко открывать доступ к избранным файлам для всех или для определенного круга людей.

Единственное неудобство, которое я обнаружил - приложение Dropbox для Windows пока не встраивается в контекстное меню этой самой Windows.

Впрочем, это легко решается либо путем установки специального плагина (который я не тестировал, извините) или следующим образом:

1. Зайти в C:\Documents and Settings\Имя_Вашего_Пользователя (часто это Admin)

2. Найти там папку “SendTo”

Если таковой не видите, посмотрите в верхнюю часть окна и найдите там меню "Файл", "Правка" и т.д

Пройдите в “Сервис”- “Свойства папки” - “Вид” - выберите “Показывать скрытые файлы и папки” - применить и ок.

3. Теперь, когда вы должны уже видеть папку "SendTo", положите в неё ярлык папки “My Dropbox” или других папок внутри дропбокса, например, папки “Public”.

4. Вуаля! :)

ps. речь идет о windows xp, если что.

pps. Кстати, если вы зарегистрируетесь на дропбоксе, пройдя по вышеуказанной ссылке, то я получу дополнительное место для хранения файлов;)

Многие люди не понимают важности записывания своих мысле-идей. Им кажется (они так говорят), что удачные мысли они и так запомнят.

Я всегда советую своим знакомым записывать то, что приходит в голову (ну, не все, конечно).

Во-первых, потому что таки забываешь. Даже, возможно, хорошие идеи очень легко забыть, потерять, упустить, если что-то внезапно отвлечет.

Во-вторых, мысль, записанная на бумаге, уже не кажется такой гениальной, как когда она только у тебя в голове.

Недавно мне в голову пришло, как мне кажется, удачное сравнение-иллюстрация этого:

*работает только для людей с плохим музыкальным слухом - как я, например.*

Вспомните какую-то очень известную мелодию. Попробуйте мысленно проиграть её. Ну давайте, что-то известное. Хоть что-нибудь..Получилось?

Вот, а теперь попробуйте воспроизвести её вслух!

Ртом или пальцами отбарабаньте...Теперь хуже, правда?

У меня значительно хуже...

Так и с идеями: даже когда уже все-таки пишешь её в блокнот - супер! отлично! какой я молодец, что до такого додумался!

И ложишься спать.

На следующее утро перчитываешь: ну не такая уж и гениальная идея, гуглишь - блин, полно такого уже было...Надо что-то по-другому.

Всем, кто использует в повседневной работе Excel или Google Docs, известно, что по заполнению ячейки и нажатию на клавишу enter активной ячейкой становится та, что ниже текущей (следующая в столбце, а не в строке). Но мы часто заполняем документы именно в строку, а не в столбец - наверно, потому что читаем слева направо, а не сверху вниз:)

Внимание! Только что мной обнаружен маленьки лайфхак: как удобно перемещаться по строке при работе - для этого всего лишь следует предварительно выделить всю строку - тогда ентер сдвигает вас вправо, а не вниз.

Насколько я помню, можно вообще переназначить поведение клавиши ентер,  чтобы она всегда вела себя таким образом, но, согласитесь, мой вариант более гибок и может быть полезен:)

Так как я productivity junkie, то мне непременно хочется оптимизировать все рабочие моменты. Вот некоторые настройки Gmail, которые, как по мне, здорово помогают в работе:

1. Убрал лишние системные ярлыки "Черновики", "Спам", "Корзина", поскольку я ними не пользуюсь.  Настройки-Ярлыки - "скрыть".
   
2. Зато я использую собственные ярлыки для категоризации писем, например: "Реклама", "Оптовики", "Резюме", ярлыки-названия отдельных моих проектов. Особняком стоит ярлык красного цвета "Сделать!". Раскрашивание ярлыков позволяет отличать их от тем писем и четко выделять "из толпы". Сам факт того, что я присвоил ярлык письму означает, что оно выше по степени важности, чем остальные. Ну и прибавим к этому цветовое кодирование: чем ярче цвет ярлыка, тем важнее письмо.
   
3. Настройки - Экспериментальные функции Включил: Перемещение элементов панели навигации, Отменить отправку, Изменения заголовка, Автозаполнение поиска, Вставка картинок, Гаджет "Документы Google". Названия говорят за себя.
4. А вот "изменения заголовка" не понятно без описания: меняет заголовок страницы почты так чтобы он начинался с "Входящие" и было видно число новых писем, даже если вы находитесь на другой вкладке.  
5. Кстати, наверно, многие не пользуются поиском по письмам, хотя это невероятно удобная функция. Поиск находится над списком писем, если кто не видел вдруг;)
6. Поскольку я постоянно использую Google docs для ведения всех документов, то удобно разместить гаджет доков сразу под ярлыками. Очень удобно: избавило меня от необходимости заходить из почты сначала на страницу доков, а потом уже открывать нужный файл. 
7. Вставка картинок работает в Firefox проще, чем можно придумать - достаточно перетянуть картинку из любой другой открытой вкладки. Например, с вражеского сайта, когда пишешь партнеру по проекту о происках конкурентов ;)

*я еще использую экспериментальную функцию "Пользовательские цвета ярлыков" - уж больно уродливы стандартные. Но это уже не продуктивность, а маразм:)

Я не сижу ВКонтакте под своим именем по той же причине, почему я не пользуюсь аськой - мне жалко тратить время на болтовню. Но! Часто бывает, что все-таки есть вещи, которые хочется посмотреть, но без аккаунта не зайдешь, например, группа нашего интернет-магазина или группы других магазинов, суперские hand-made-вещички, которые мы скоро будем продавать и т.д. Для этого у меня есть виртуал - вымышленный человек с чужой фоткой, спертой с Picasa и вымышленной биографией. И да еще - это девушка :) Главный плюс от этого: могу зайти и посмотреть, что мне интересно, но при этом нет соблазна проверять, а кто там из знакомых что сделал, какие очередные мега интересные:-) фотки выложил и т.п.

С развитием интернета вообще и интернет-бизнеса в частности закономерно появляется потребность в кадрах - в специалистах новых профессий.

Специалисты по юзабилити, если я не ошибаюсь, названы одной из самых востребованных новых профессий (может, формулировка другая, но смысл тот).

Понятно, что чтобы зарабатывать в интернете, надо что-то уметь. Юзабилисты - понятно, дизайнеры, копирайтеры, программисты традиционно. Есть еще каста сеошников и всяких бомжей ;).

Т.е. так принято считать, что ты должен быть спецом в какой-то отрасли, чтобы хорошо зарабатывать в сети, а на старости уехать на острова. И это вполне логично.

Но! Что же делать тем, кто практически ничего такого делать не умеет - то есть большинству?

На их счастье есть спрос и на них!

Неквалифицированный умственный труд (а лучше сказать труд указательного пальца правой руки) - новое явление в экономике ;)

Это, во-первых, контент-менеджеры - те, кто наполняют сайты информацией - там, где нельзя сделать это автоматически.

Стоимость работы контент-менеджера от 5 до 15 долларов в час!

При 20 рабочих часах в неделю (полставки) - это до 80 часов в месяц, что по 10$ за час - 800$ в месяц. Где в реале неквалифицированные работники так зарабатывают?

Конечно, у контент-менеджеров не всегда такая загруженность. Да и работа это не легкая. Но все же.

Но вот если представить человека из небольшого украинского городка, который, сидя дома, зарабатывает пусть 500$ - можно только за него порадоваться.

Во-вторых, это клиентская поддержка. Телефон, мыло, аська - и можно работать, будь ты из Белой Церкви или Крыжополя.

Думаю, что, начав с самого простого наполнения форумов и интернет-магазинов, можно найти и более серьезную работу, не требующую территориального присутствия в офисе где-нибудь в центре Киева.

При условии, конечно, желания много работать и учиться. А там уже и можно перейти в разряд специалистов.

Существует два способа получения информации: активный и пассивный. Дадим им условные названия "push" и "request".
Активное (request) получение информации происходит, когда человек самостоятельно ищет материал по интересующей его теме: будь то в интернете или, скажем, в библиотеке или просто спрашивает у знакомых.

Пассивное (push) получение информации - это когда человеку преподносят информацию без его разрешения, заставляют обратить на неё внимание. Это всяческая реклама (особенно наружная), знакомые, которые задают много вопросов и вообще много говорят лишнего:) Push  - это своего рода насилие: ты не просил, а тебе тычут что-то: "вах! смАтри какой пЭрсик, просто попа, а не пЭрсик" ;)

Так вот, для того, что бы "быть эффективным" ( сорри, лучшего выражения не придумал), нужно прекратить push-поток информации, взять его под свой контроль.

Во-первых, аська!
Всякие мессенджеры - это передача информации методом push. Можно изрядно съекономить время, пользуясь электронной почтой вместо аськи - потому что для просмотра электронной почты ты можешь выделить найболее удобное время, к тому же тебе не прийдется постоянно отвечать на вопросы типа "как дела?" и "что делаешь?".

Во-вторых, почта не должна проверяться автоматически каждые N минут. По собственному опыту знаю, как это отвлекает от выполнения задач. Лучше вообще убрать авто проверку.

Например, Стив Павлина, советует просматривать почту в конце рабочего дня, а не в его начале - грубо говоря так ты будешь боле уставшим и скорее покончишь с этим.

В-третьих, RSS - ты самостоятельно формируешь поток информации, полезной для тебя, не отвлекаясь на второстепенности.

Думаю, что в будущем дополню этот список.


ЗЫ. Хотя есть пример полезности push-метода передачи информации - это смс-информирование о состоянии твоего расчетного счета ;)