Стас Паршин

Управляю интернет-магазином 👙Alisa.ua. Пишу о бизнесе в телеграме, поток сознания в твиттере и веду личный фотоальбом в инсте.

Критерии выбора проектной среды для команды

По просьбе приятеля набросал примерный список критериев, по которым я бы сейчас выбирал приложение для ведения проектов в компании. Надо сказать, что список неполный, но мне кажется, может быть полезен как стартовый для тех, кто стоит перед выбором задачника.

Мой опыт не универсален

За свою жизнь я пользовался немалой кучкой инструментов организации командной работы: от простых задачников Тимер и Трелло до навороченных конструкторов вроде Планфикса и Подио. Правда, мой опыт ограничен тем, что я всегда выступал в роли руководителя и всё сопротивление и недовольство мог сломать силой власти, а не убеждения. Подозреваю, что внедрение задачников после работы в чатах и ГуглТаблицах может сталкиваться с большим сопротивлением со стороны команды. Мои сотрудники тоже ненавидят Планфикс, но им приходится мириться с ним.
Еще одно соображение перед критериями. Если бы для моей индустрии существовало удобное заточенное решение, я бы скорее выбрал его. Так, обработку заказов интернет-магазина мы делаем в БрайтПерл, потому что это специализированное решение для икоммерса. Если для вашей сферы существуют такие, посмотрите их в первую очередь. А тут дальше мои критерии.

Мультизадачность

Возможность строить процессы и управлять проектами в одном месте.

Гибкость

Шаблоны задач и процессов или что-то подобное.
Очень детальная настройка доступов.

Что сейчас делать?

Легкость для каждого сотрудника ответить на вопрос «Что мне сегодня делать?»
Пример. У сотрудника несколько рабочих бордов в Трелло. Чтобы понять, что ему делать, ему нужно пройтись по всем и выписать задачи в свой личный задачник. Поэтому я отказался от Трелло.

Человечность интерфейса

Попробовать самому и понять, что удобно, а что нет. В Airtable очень раздражают лишние строки, которые постоянно случайно создаешь.

Явные ограничения системы

В Airtable ограничено время хранения истории изменения карточек и комментариев к ним. Это говно, я считаю. Три года назад обсуждали идею ⟶ сейчас вернулись, а фиг там, переписки нет. Лучше бы в телеге обсуждали.
Несвязанные борды в Трелло.
Доступы на уровне рабочих пространств в Подио.

Возраст продукта

Новый продукт могут закрыть быстро, если не взлетит. Я как-то построил базу обучения на аналоге Airtable, а его закрыли через год.

Наличие развитого АПИ для интеграций

Пример интеграции у меня в Фэйсбуке.

Продукт активно развивается командой

БрайтПерл, например, нет.

Цена за пользователя.

Самый последний критерий, потому что продуктивность работы команды может варьироваться в десятки раз и среда для управления задачами немало на это влияет.

7 проблем, которые для меня решает учёт расходов

Я много лет вёл учёт личных трат, но видел от этого мало толку и забросил. Последние три месяца снова считаю и раз в месяц составляю бюджет. Результатом доволен. Возобновил, потому что бизнес стал приносить меньше прибыли, а я привык добирать сверх зарплаты деньги из оборота. Понимаю, что это вредная практика и хочу исправиться. Я закончил «нархоз», читал в студенческое время, прости господи, Кийосаки и других советчиков по финансам, но не считаю себя экспертом. Я совершаю много глупых распространенных ошибок, но хочу разобраться. Вот какие проблемы я наблюдаю у себя и знакомых, и как бюджетирование расходов помогает их решать.

Чувство, что не хватает денег на базовые нужды: еду, жилье и одежду

Ощущение нехватки денег на базовые нужды может подтвердиться или оказаться ошибочным, когда начинаешь вести траты. Возможно, ты проедаешь в кафе деньги, которые надо было оставить на аренду квартиры. Зная реальную картинку, легче расставить приоритеты, даже если на всё действительно не хватает.
Я постоянно думаю, что не могу себе позволить те бренды одежды, которые хочется, но при этом аналогичные суммы уходят ежемесячно на кафе, софт и всякие образовательные подписки.

Заработанные деньги ушли непонятно на что

Записал все расходы за месяц — понимаешь, на что потрачены деньги, можешь оценить, какие из расходов были обязательны, а от каких можно было отказаться или как-то избежать.
Как возобновил ведение расходов, узнал, что трачу неожиданно много на онлайн-сервисы и постоянно болею. Сервисы в первый же месяц сократил на треть. Над здоровьем надо работать :(

Личные траты перемешаны с корпоративными расходами и неясна их сумма

Я обнаружил, что регулярно трачу больше, чем зарабатываю, но из-за взаиморасчетов с бизнесом, нескольких карт и кредитных лимитов это незаметно. Когда ориентировался только на отчёт по кредитке, расходы компании мешались с моими. Приходилось в голове прикидывать, сколько надо вычесть. Кажется, это несложно, но на деле картинку расходов существенно искажают даже 5-7 операций за счет компании.

Знаю как минимум одного человека, который тратит деньги фирмы, не являясь её владельцем, и тоже не знает своих реальных расходов.

Трачу деньги на спонтанные покупки

Учет расходов, а потом их бюджетирование помогают удерживаться от спонтанных трат.
В прошлую черную пятницу я сказал «нет» акционной подписке на лучшее порно в мире от режиссёрки Эрики Ласт! 🤪
Бюджет на расходы помогает молодой коре мозга преодолеть сиюминутные позывы ящеричного мозга, не знающего вчера и завтра.
Не могу сказать, что это железный рецепт: в декабре я купил одежды на 7000 грн. без бюджета на то. Ящерица победила.

Нет накоплений на крупные нерегулярные покупки

Без учёта расходов невозможно их планировать. Ты не контролируешь то, что не измеряешь. Можно ли следить за весом, если не иметь дома весов?

Не планируешь крупные расходы, на которые надо собрать за несколько месяцев, вроде сезонного гардероба или обновления компьютера — вынужден одалживать, доставать из запасов или брать кредит, когда приходит время.
Кредит, кстати, стоит денег ⟶ значит, отсутствие планирования стоит денег.
Сделал бюджет на месяц и прикинул, сколько можешь отложить на крупные покупки. Например, если хочешь купить через полгода ноутбук за 18000, надо откладывать по шесть тысяч в месяц. Не получается столько — думаешь, как исправить ситуацию.

Чувство вины за необязательные повседневные траты

Я говорю про траты, которых можно было бы избежать: поехать на такси вместо общественного транспорта, купить себе книжку или что-то миленькое в дом.
Включил в бюджет приятные ежедневные траты — живешь спокойно и тратишь сколько хочется, потому что учёл этот уровень жизни в бюджете. Кайф от получения приятностей не омрачается переживаниями, что это была лишняя трата. Когда ведешь траты несколько месяцев, начинаешь понимать, сколько стоит такой уровень комфорта, и можешь ли ты его себе позволить.
Если копишь на ноутбук и сходил лишний раз в кафе — понимаешь, что сдвинул дату покупки ноута. Вина за лишнюю покупку превращается в осознанный выбор между маленькой хорошей вещью сейчас и большой приятной штукой потом. Не факт, что большая потом лучше. Главное, что вместо неясного чувства вины — осознанный выбор.

Нет плана, как накопить на квартиру или пенсию

Очень крупные суммы вроде покупки квартиры, страховки на случай болезни или выхода на пенсию надо планировать на годы вперёд. Простого учёта трат тут недостаточно, но это первый и необходимый шаг к тому, чтобы начать формировать личный капитал и управлять им.

Спасибо Даше за редактуру этой заметки и Соне за жизненные примеры.

Кладмен мудак или Как я пользуюсь закладками в браузере

Несколько лет собирал в закладках Хрома сайты в списки «на посмотреть» и «на почитать». В итоге большинство ссылок там и умирали. На практике выходит, что закладки браузера годятся для того, для чего они созданы — быстрого доступа к часто открываемым страницам. Хранить там ссылки, которые потом надо разобрать, и тем более ссылки на справочные материалы, которые вообще могут не понадобиться, оказалось непрактичным. У тебя получается либо свалка ссылок, в которой ничего найти невозможно, либо тратишь время на поддержание иерархии папок и в итоге все равно ищешь поиском.

С тех пор я перешёл на МакОсь — теперь закладки открываю с помощью поиска Альфреда.

Вот как это выглядит:

Кайф в том, что теперь не нужно морочить голову с папками в закладках. Всё лежит в одной папке, у меня это «Current». Хотя поиск по названию папки с закладками тоже работает, если всё-таки хочется позадротить:

Когда поиск в Альфреде выдает мне старую ненужную закладку, я иду в chrome://bookmarks/, вбиваю тот же запрос и чищу от ненужного.

Кстати, сама страница chrome://bookmarks/ у меня тоже в закладках для быстрого доступа 👀

Поиск по закладкам не поддерживает словоформы, так называемый fuzzy search, поэтому при добавлении закладки теперь называю их так, как я подозреваю, что могу искать эту страницу в будущем, добавляю синонимы и перевод на русский, если заголовок страницы на английском и наоборот.
Чтобы добавить новую закладку нажимаю на клавиатуре Cmd+D и дописываю что надо:

Вот как теперь выглядят закладки браузера:

Панель быстрого доступа тоже отключил.
Сейчас проще открыть страницу Альфредом, чем тянуться мышкой к иконке. К тому же окно браузера выглядит чище (часто работаю с экраном ноута и вертикальное пространство в дефиците) и не отвлекает призывами покормить дофаминового наркомана в Твиттере или Фэйсбуке.
С отключением панели отпала необходимость организовывать и обновлять ссылки и иконки на ней. Минус еще одна задача.

В итоге я доволен Альфредом, имею нужное под руками и не трачу времени на лишнее.

 127   4 мес   alfred   macOS

LBT: Сделайте голосовое меню колцентра человечным

У Expedia впервые в жизни столкнулся с приятным IVR-помощником.

IVR — это когда вы звоните на горячую линию, а там робот предлагает выбрать отдел и только потом соединяет с живым оператором. Называется это голосовым меню.

Во-первых, голос экспедиевского ИВРа был приятнее, чем обычно. Не уверен, за счет чего, может запись более качественная, звучал почти как человек. Он спросил, по какому я вопросу, предложил варианты на выбор. Потом спросил мой номер бронирования. Вот тот случай, когда голосовое меню уместно! Сравните, на сколько проще набрать код на телефоне, чем диктовать его сотруднику колцентра, сидя в шумном аэропорту Стамбула.

Я ввел на телефоне 7 или 10 цифр. После секундного ожидания услышал в трубке шелест бумаг и фразу «Oh, I found it! Connecting you to the responsible person». Это был вау-момент для меня. Звуковой эффект с перелистыванием бумаг плюс радостный возглас «нашла!» — и маленькая доля человечности превратила голосовое меню из раздражающего препятствия в приятного помощника.

 53   2018   ivr   Little BIG Things   интерфейс

Выбирай правильные режимы работы для разных задач

Стас, попробуй научиться работать в двух режимах: творческий, вдумчивый —для сложных продуктивных задач; и быстрый — для проходных дел, административной работы.

Писать стратегию маркетинга, прорабатывать объявления в контекстной рекламе, анализировать продажи — такие задачи требуют погружения, медленного вникания и настройки. Их стоит планировать на наиболее продуктивную часть дня. У меня это утро. Для сов, вероятно, наоборот. Этот режим я назвал дип дайв или просто «дайв». Еще про него модно говорить как о состоянии «потока», но это как повезёт.

Второй режим — «стэлс». В нём ты точными быстрыми ударами раскидываешь толпу Смитов: разбираешь почту, отвечаешь в Слэке, проверяешь тестовые задания стажеров, меняешь пароли и даешь кому надо доступы.

Важно вовремя понять, что перед тобой неважная задача и отрабатывать её на стэлсе.

Заранее промаркируй такие задачи контекстной меткой «стэлс», если следуешь методике GTD и пользуешься контекстами. Или сделай чеклист для быстрых дел и выполняй его в назначенное время.

 30   2018  

Не забывай пристёгиваться

Придумали с Таней мнемо-правило, призванное помочь выработать привычку пристегиваться в машине. Звучит так:

«Сел в кузов — пристегни пузо»

 36   2018  

Время из нескольких часовых поясов на macOS

Я временно сменил часовой пояс, а команда осталась в Украине. После очередного «блин, а чего никого нет в слэке!?» понял, что надо держать под рукой часы с временем офиса. Для решения этой задачи мне подошло приложение к Хрому CaretTab. Теперь новая вкладка в браузере выглядит так:

Сверху опциональная строка-мотиватор. Все форматы можно настроить.

UPD. Понял, что открывать вкладку браузера не всегда удобно, чтобы узнать время. Хочется иметь вторые часы в меню баре. Нагуглил решение — бесплатное приложение Clocker. Менюбар теперь выглядит так:

 73   2018   macOS

Как быть организованным и ничего не проёбывать

  1. Веди список дел и проектов. Проект — это когда задача требует больше одного действия.
  2. Разбивай проекты по статусам: Сделать, В процессе, Ожидает и Выполнено.
  3. Каждый рабочий день начинай с просмотра списка дел и проектов.
  4. Можно начинать со статуса «Ожидает». У тебя там делегированные задачи — раздай пинги ответственным. Проверь, не наступили ли ожидаемые условия. Если наступили, переведи в статус «В процессе». Реши, что надо сделать, но не делай пока — ты же сейчас делаешь обзор.
  5. Старайся ограничивать кол-во проектов в «В процессе». Если бросил, возвращай в «Сделать». Но это стыдно. Лучше не бросай.
  6. Все поступающие задачи как можно скорее заноси в список. Если их много, используй отдельный список «Входящие». Выдержав задачу там, переноси в общий список.
  7. Если задача жестко привязана ко времени (визит к врачу), запиши в календаре, а не в список дел. Относись к этому как к событию.
  8. Пообещал кому-то что-то — запиши. Не будь мудаком.
  9. По каждому активному проекту (статусы «Ожидает» и «В процессе») спроси себя:
    + Что я могу сейчас сделать, чтобы проект продвинулся к завершению?;
    + Знают ли участники, чего я от них жду по этому проекту?;
    + Нужна ли им моя помощь? Может, надо напомнить?
  10. При каждой возможности напоминай всем задействованным, что ты от них ждешь.
  11. Не повторяй еще раз, а проси проговорить, что он/она будет делать. Он/она должен своим ртом рассказать по шагам планируемые действия.
  12. Работай из списка дел/проектов. Не думай, что лучше в конце дня отразить изменения. Это твой рабочий инструмент, а не форма отчетности.
  13. Помечай у выполненных проектов дату завершения. Так можно будет провести ревизию сделанного в конце месяца. Но не обязательно. Просто это приятно.
 40   2018